三個部門、三套專案管理工具、三份帳單

年底攤開帳單的那一天

假設有一家六十人的品牌公司，年底檢討預算。財務把帳單攤開，發現專案管理類有三套、白板協作類有兩套、線上會議除了公司採購的那套，還有兩個部門各自付費訂了另一套。每個部門都有很好的理由：行銷用的看板比較直觀，工程用的跟程式碼平台整合，業務用的是前主管帶進來的。

先說清楚，這是示意情境，不是真實事件，公司與工具都是為了說明而設。每套工具都不貴，加起來卻是一筆可觀的支出；跨部門協作還要在幾套系統之間貼連結。更麻煩的是，每套工具的帳號都要各自管理、各自在離職時收回。

這篇要講的只有一件事：重複的不只是帳單，還有每一份要管的帳號。

重複工具的四筆帳

第一筆是錢。重複訂閱之外，還有各自的最低席位數，用的人少也得照最低數量付。

第二筆是管理成本。每多一套工具，就多一份權限設定、一份離職檢查和一份資料保存政策，這一筆在帳單上看不到。

第三筆是資料分散。專案資料散在三個地方，交接和稽核都很難，有人離職時更說不清他的東西放在哪一套。

第四筆是合約各自續約。沒人統一談價，也沒人注意自動續約。

這個示意情境裡，多出來的是哪些帳號

這是示意情境，沒有實際外洩；重複工具本身不是外洩，但每一套都帶著一組要管的帳號，下表列出這些帳號在哪裡。

收斂一套工具，就少一份帳號清單要在離職時記得。

能證明的、只能推論的

這篇是觀點文，情境是虛構的示意，情境裡的任何紀錄都不能當證據；能證明的只有 sources 裡官方文件可以核對的功能，情境中的狀態一律算推論。

不花錢就能做的流程

到這裡，其實已經足夠理解問題在哪。如果你想直接動手，可以跳到「今天就可以來試試」；下面六步是盤點加溝通加談判，試算表就能完成。

第一步，依功能分類。 在 SaaS 清單（盤點方法可參考本系列〈IT 知道的 App，可能只是冰山一角〉）加上「功能類別」欄位：專案管理、白板、會議、雲端儲存、設計、AI 助理等，同類有兩套以上的就標出來。

第二步，比較三個數字。 每套工具記下年費、付費席位數、近 30 天的活躍使用者數。大部分 SaaS 後台都看得到最後登入時間。

第三步，問使用者，不要只看數字。 每套工具找兩三位重度使用者，問：「如果換成另一套，你會失去什麼？」答案是「沒什麼」的，就是整合的候選。

第四步，對齊續約日。 不要在合約中途硬換。找出最近要續約的那套，提前兩個月決定續或不續。

第五步，新工具先查清單。 採購或申請新工具時，先看清單上有沒有同類工具。

第六步，留一個例外機制。 真的有特殊需求，就讓它保留，但要寫明理由，每年重新檢視；這些例外另外列成一張 tool-exceptions-j2 分頁，年度檢討時只翻它。

什麼時候不需要買工具

整合重複工具，本質上是盤點加溝通加談判，試算表就能完成。工具的價值在自動分類和持續監控，但應用不多的公司不需要。

真的要看工具，大致分三類。財務與支出管理：例如 Ramp 的供應商管理功能（官網說可以追蹤 SaaS 支出、續約日和價格比較），在台灣能否使用要另外確認；也可以用既有會計系統的科目分類。開源資產管理：Snipe-IT 可以記錄授權和費用，但分類和使用率要人工維護。商用 SaaS 管理平台：例如 1Password SaaS Manager（官網說可以依功能把應用分類、標出重複的應用）、Torii、Zluri（Zluri 目前官網的定位以身分治理為主）。

限制也要一起看：工具能告訴你「哪裡重複」，但無法替你決定該留哪一套；整合的成本主要來自資料搬遷和教育訓練。選的時候看三件事：SaaS 支出規模（不大的話，年度盤點一次就夠）、付款方式（有集中的支出管理平台，從那裡切入最省事）、組織文化（部門自主度高的公司，比工具更重要的是一個大家認可的評估標準）。

這篇提到的項目要花多少錢

原文沒有給出任何工具的年費或價差，表裡照實標成估算或未公開。

重複的年費看得到；看不到的是每多一套工具，離職時多一個要記得去關的地方。

你可以學到什麼

站在攻擊者那一側看，工具越多，帳號越分散，沒人統一管的角落就越多。某一套是前主管帶進來的、管理員還掛在他名下、沒接 SSO，這種工具就是最容易被遺忘、也最容易被拿來當入口的那一套。

揭露：本文未受任何廠商贊助，提及的產品僅為舉例。